Datenschutzerklärung
Dienstplan der ergo sum GmbH · Stand: 27. September 2026
1. Verantwortlich für die Verarbeitung
ergo sum GmbH
Schwabentorring 12a, 79098 Freiburg
Telefon: +49 761 45953-0
E-Mail: infos@ergo-sum.de
Datenschutzbeauftragte: Gerlinde Wächter, datenschutz@ergo-sum.de
2. Zweck der Anwendung
Diese Anwendung dient der internen Dienstplanung der ergo sum GmbH: Schichteinteilung und Einsatzplanung für die Mitarbeiter. Sie ist über das Internet erreichbar und durch eine Anmeldung geschützt.
3. Welche Daten verarbeitet werden
| Bereich | Daten | Zweck |
|---|---|---|
| Mitarbeiter-Stammdaten | Name, Kürzel, Funktion, Kontakt, Wochenstunden, Standort-Zuordnung | Dienstplanung und Erreichbarkeit |
| Dienstplan | Datum, zugewiesene Person, Standort, Schicht, Notiz, Änderungsverlauf | Schichteinteilung und Nachvollziehbarkeit |
| Zugangsdaten | Benutzername (Kürzel), Passwort-Prüfwert (nicht das Passwort selbst) | Anmeldung und Zugangsschutz |
| Server-Protokolle | IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung | Technischer Betrieb und Sicherheit |
Eine Verarbeitung zu Werbe- oder Analysezwecken findet nicht statt.
4. Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Arbeitsverhältnisses und der Dienstplanung) sowie lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren technischen Betrieb der Anwendung).
5. Cookies und Tracking
Diese Anwendung setzt einen technisch notwendigen Sitzungs-Cookie für die Anmeldung. Es findet kein Tracking statt, und es werden keine Schriften, Skripte oder Bilder von fremden Servern geladen. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich.
6. Wo die Daten liegen
Die Daten werden auf einem Server innerhalb der Europäischen Union (Niederlande) verarbeitet und über eine verschlüsselte Verbindung (TLS) übertragen. Ausgenommen ist die optionale KI-Funktion (siehe Abschnitt 7).
7. KI-Funktion
Für die Erstellung von Schichtvorschlägen steht eine optionale KI-Funktion zur Verfügung, die über einen externen KI-Dienst (DeepSeek) läuft. Wird sie genutzt, werden die dafür eingegebenen Angaben an diesen Dienst übermittelt. Sofern dabei eine Übermittlung außerhalb der Europäischen Union erfolgt, geschieht dies ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien nach den geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben (insbesondere Standardvertragsklauseln gemäß Artikel 46 DSGVO). Die Nutzung der KI-Funktion ist freiwillig.
8. Wer die Daten sieht
Administratoren und Planer sehen die vollständigen Planungsdaten. Mitarbeiter sehen ihren eigenen Plan sowie die Standorte, an denen sie selbst eingesetzt sind. Der technische Betreiber hat ausschließlich für Betrieb und Fehlerbehebung Zugriff. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
9. Wie lange die Daten gespeichert bleiben
- Dienstpläne und Stammdaten: solange sie für die Planung benötigt werden, danach Löschung.
- Server-Protokolle: 14 Tage, danach automatische Löschung.
- Sicherungskopien: 14 Tage, damit ein Schaden behoben werden kann.
10. Rechte der betroffenen Personen
- Auskunft über die gespeicherten Daten (Artikel 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Artikel 16 DSGVO)
- Löschung (Artikel 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Artikel 21 DSGVO)
- Übertragung der Daten in einem gängigen Format (Artikel 20 DSGVO)
- Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
11. Automatisierte Entscheidungen
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling im Sinne des Artikels 22 DSGVO statt. Die KI-Funktion liefert lediglich Vorschläge; die Entscheidung trifft stets eine Person.
12. Änderungen dieser Erklärung
Wird die Anwendung geändert, wird diese Erklärung angepasst. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.
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